Quyền riêng tư

Phiên bản 2.1

Ngày hiệu lực: 5 tháng 8 năm 2026

Chính sách quyền riêng tư này giải thích cách Dropped Object Prevention Scheme Asia Pte Ltd thu thập, sử dụng, tiết lộ, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân khi bạn dùng trang web DROPS Forum, đăng ký sự kiện, tham gia đào tạo, nhận hoặc thẩm định chứng chỉ, liên hệ với chúng tôi, hoặc sử dụng dịch vụ của chúng tôi theo cách khác.

1. Ai chịu trách nhiệm về dữ liệu cá nhân của bạn?

Đơn vị kiểm soát dữ liệu là:

Dropped Object Prevention Scheme Asia Pte Ltd
Người đại diện: Joachim van der Meulen
50H Faber Heights
01-60 Faber Crest
Singapore 129202

Thắc mắc về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu: secretary@drops.asia

Trong chính sách này, "DROPS", "chúng tôi" và "của chúng tôi" là chỉ Dropped Object Prevention Scheme Asia Pte Ltd.

2. Chính sách này áp dụng cho ai?

Chính sách này áp dụng cho khách truy cập trang web và người dùng dịch vụ của chúng tôi, gồm người học, người dự sự kiện, người có chứng chỉ, nhân viên và người đại diện của đơn vị thành viên, khách hàng, nhà cung cấp, người đóng góp nội dung và những người liên hệ với chúng tôi.

3. Dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập

Tùy cách bạn sử dụng dịch vụ, chúng tôi có thể thu thập:

• Dữ liệu tài khoản và danh tính, như họ tên, địa chỉ email, mã định danh tài khoản, lịch sử đăng nhập và thông tin xác thực.
• Dữ liệu nghề nghiệp và tư cách thành viên, như nơi làm việc hoặc công ty, tên miền email, chức danh, mối liên hệ với đơn vị thành viên và trạng thái thành viên.
• Dữ liệu liên hệ và trao đổi, như tin nhắn, câu hỏi, phản hồi, yêu cầu hỗ trợ, câu lệnh và câu trả lời của trợ lý AI khi bạn chọn dùng tính năng AI, cùng tùy chọn liên lạc. Đừng đưa thông tin cá nhân hoặc bảo mật vào câu lệnh AI trừ khi yêu cầu của bạn thực sự cần đến.
• Dữ liệu sự kiện và giao dịch, như đăng ký, việc tham dự, các phiên đã chọn, hóa đơn, tình trạng thanh toán, việc dùng mã giảm giá và mã tham chiếu giao dịch liên quan. Thông tin thẻ thanh toán do đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán xử lý và DROPS không lưu giữ.
• Dữ liệu đào tạo và học tập, như việc đăng ký khóa học và hội thảo, việc tham dự, ngày bắt đầu và hoàn thành, trạng thái hoàn thành, tiến độ từng bài học hoặc mô-đun, kết quả đánh giá, điểm số, câu trả lời, số lần làm bài, thời gian đã dùng, điểm hoạt động được ghi nhận cho việc tham gia trên các dịch vụ của DROPS, và những thông tin khác cần thiết để tổ chức và quản lý đào tạo.
• Dữ liệu chứng chỉ, như họ tên người được cấp, địa chỉ email, tên khóa học hoặc hội thảo, số chứng chỉ, ngày cấp, ngày hết hạn, tình trạng hiệu lực và tệp PDF chứng chỉ.
• Dữ liệu kỹ thuật và an ninh, như địa chỉ IP, thông tin trình duyệt và thiết bị, hệ điều hành, trang giới thiệu, các trang được yêu cầu, dấu thời gian, thông tin chẩn đoán, sự kiện an ninh và nhật ký máy chủ.
• Dữ liệu trang web và tiếp thị, như lượt xem trang, tương tác, tham số chiến dịch và sự kiện quảng cáo khi đã có sự đồng ý tương ứng.
• Thông tin bạn chọn chia sẻ với bên thứ ba, chẳng hạn khi bạn dùng một liên kết để thêm chứng chỉ vào LinkedIn hoặc chia sẻ trang thẩm định chứng chỉ.

Thông thường chúng tôi nhận dữ liệu cá nhân trực tiếp từ bạn. Chúng tôi cũng có thể nhận từ nơi làm việc hoặc đơn vị thành viên của bạn, từ đơn vị tổ chức sự kiện, đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán, đơn vị cung cấp dịch vụ xác thực, hoặc từ những dữ liệu phát sinh khi bạn dùng dịch vụ của chúng tôi.

4. Vì sao chúng tôi dùng dữ liệu cá nhân và cơ sở pháp lý

Chúng tôi chỉ dùng dữ liệu cá nhân khi có cơ sở hợp pháp. Cơ sở này tùy thuộc hoạt động cụ thể và luật áp dụng cho bạn.

Mục đích	Dữ liệu cá nhân thường dùng	Cơ sở pháp lý
Tạo và bảo vệ tài khoản, xác thực người dùng và cung cấp dịch vụ được yêu cầu	Dữ liệu tài khoản, danh tính, liên hệ, kỹ thuật và an ninh	Thực hiện hợp đồng hoặc các bước bạn yêu cầu trước khi giao kết hợp đồng; lợi ích chính đáng trong việc cung cấp và bảo vệ dịch vụ
Đăng ký và quản lý sự kiện, đào tạo và thanh toán	Dữ liệu danh tính, liên hệ, nghề nghiệp, sự kiện, giao dịch và đào tạo	Thực hiện hợp đồng; lợi ích chính đáng trong quản lý và cung cấp dịch vụ; nghĩa vụ pháp lý khi có
Tổ chức đào tạo và ghi nhận tiến độ học tập	Dữ liệu danh tính, tài khoản, nghề nghiệp và đào tạo	Thực hiện hợp đồng; lợi ích chính đáng trong việc cung cấp, cải tiến và chứng minh việc đào tạo
Cấp, quản lý và thẩm định chứng chỉ	Dữ liệu danh tính, đào tạo và chứng chỉ	Thực hiện hợp đồng; lợi ích chính đáng trong việc ngăn chặn gian lận chứng chỉ và cho phép kiểm chứng bằng cấp
Cung cấp báo cáo cho quản trị viên công ty được ủy quyền tại đơn vị thành viên đủ điều kiện	Dữ liệu danh tính, nghề nghiệp, đăng ký tuyển sinh, tham dự, hoàn thành, chứng chỉ và điểm hoạt động	Thực hiện các thỏa thuận đào tạo khi có; lợi ích chính đáng của DROPS, của đơn vị thành viên và của người học trong việc quản lý đào tạo gắn với nơi làm việc, xác nhận việc hoàn thành và quản lý các suất được tài trợ, tùy theo lựa chọn nêu ở mục 5.4
Trả lời câu hỏi và hỗ trợ	Dữ liệu danh tính, liên hệ và trao đổi	Thực hiện hợp đồng hoặc các bước bạn yêu cầu; lợi ích chính đáng trong việc phản hồi và giữ chất lượng dịch vụ
Cung cấp tính năng có hỗ trợ AI khi bạn chọn dùng	Dữ liệu tài khoản, trao đổi và dữ liệu dịch vụ liên quan	Thực hiện hợp đồng hoặc các bước bạn yêu cầu; lợi ích chính đáng trong việc cung cấp, bảo vệ và cải tiến tính năng được yêu cầu
Bảo vệ người dùng, điều tra hành vi lạm dụng và duy trì dịch vụ	Dữ liệu tài khoản, kỹ thuật, an ninh và trao đổi	Lợi ích chính đáng về an ninh, phòng chống gian lận, xử lý sự cố và bảo vệ quyền hợp pháp; nghĩa vụ pháp lý khi có
Lưu giữ hồ sơ tài chính, thuế, quản trị và tuân thủ	Dữ liệu danh tính, liên hệ, giao dịch và hồ sơ dịch vụ liên quan	Nghĩa vụ pháp lý; lợi ích chính đáng trong quản trị và trong việc xác lập, thực hiện hoặc bảo vệ quyền lợi pháp lý
Đo lường việc sử dụng trang web công khai qua công cụ phân tích không dùng cookie của Vercel	Dữ liệu kỹ thuật và tương tác trang web ở mức hạn chế	Lợi ích chính đáng trong việc hiểu hiệu năng tổng thể của trang web, tùy theo luật áp dụng và các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư
Dùng Google Analytics để hiểu việc sử dụng trang web	Dữ liệu trang web, thiết bị và tương tác	Sự đồng ý
Đo lường hoặc cải thiện quảng cáo bằng Google Ads hoặc LinkedIn Insight Tag	Dữ liệu trang web, thiết bị, chiến dịch và tương tác	Sự đồng ý
Gửi thông tin tiếp thị không bắt buộc	Dữ liệu danh tính, liên hệ và tùy chọn	Sự đồng ý, hoặc lợi ích chính đáng khi luật cho phép và tùy theo quyền phản đối của bạn

Khi dựa vào lợi ích chính đáng, chúng tôi cân nhắc mục đích, mức cần thiết và tác động đối với những người liên quan. Bạn có thể phản đối việc xử lý dựa trên lợi ích chính đáng như nêu ở mục 13.

Khi chúng tôi xin sự đồng ý, bạn có thể từ chối hoặc rút lại mà không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý đã diễn ra trước khi rút. Từ chối sự đồng ý cho phân tích hoặc tiếp thị không bắt buộc không ngăn bạn sử dụng trang web hay dịch vụ đào tạo cơ bản.

5. Đơn vị thành viên là nơi làm việc và báo cáo cho nơi làm việc

Việc đào tạo được xem là gắn với một đơn vị thành viên khi người học dùng một địa chỉ email có tên miền liên kết với một đơn vị thành viên DROPS đang hoạt động. Điều này áp dụng dù khoản đào tạo do nơi làm việc trả trực tiếp hay được cung cấp qua một quyền lợi hoặc thỏa thuận thành viên khác.

5.1 Ai xem được báo cáo cho nơi làm việc

Báo cáo cho nơi làm việc chỉ dành cho một số ít cá nhân được nêu tên tại đơn vị thành viên, mà chúng tôi gọi là quản trị viên công ty. Quản trị viên công ty do đơn vị thành viên đề cử, được DROPS chấp thuận và ghi nhận. Quyền này không bao giờ được cấp tự động, và không dành cho đồng nghiệp nói chung.

Việc truy cập đòi hỏi cả hai điều kiện sau đều đúng vào mỗi lần yêu cầu thông tin:

• địa chỉ email công việc đã được xác minh của người đó thuộc một đơn vị thành viên DROPS đang hoạt động; và
• DROPS đang giữ một ủy quyền còn hiệu lực cho cá nhân đó và công ty đó.

Nếu một trong hai điều kiện không còn đúng — chẳng hạn người đó rời công ty, hoặc tư cách thành viên của công ty chấm dứt — quyền truy cập dừng ngay tại thời điểm đó mà không cần ai phải thu hồi.

Quản trị viên công ty có thể xem thông tin này trên trang web DROPS Forum và có thể tải về dưới dạng bảng tính. DROPS cũng có thể cung cấp cùng thông tin đó cho đơn vị thành viên một cách trực tiếp.

5.2 Quản trị viên công ty xem và quản lý được những gì

Đối với đồng nghiệp có tên miền email công việc thuộc cùng đơn vị thành viên, quản trị viên công ty có thể xem:

• họ tên và địa chỉ email công việc;
• người đó đang theo chương trình DROPS nào, và đang có những mô-đun nào của chương trình đó;
• với từng mô-đun: đã hoàn thành, đã tham dự, đã đăng ký nhưng chưa bắt đầu, hay chưa có;
• số buổi DROPS Forum đã tham dự;
• ngày hoàn thành, tình trạng chứng chỉ và thông tin chứng chỉ;
• tổng điểm hoạt động ("XP") phản ánh mức tham gia trên các dịch vụ của DROPS, kể cả hoạt động ngoài chương trình;
• khi đơn vị thành viên tài trợ một số suất giới hạn theo thỏa thuận thành viên, những đồng nghiệp nào đang giữ các suất đó; và
• hồ sơ theo ngày về việc đăng ký, tham dự, hoàn thành và chứng chỉ của đồng nghiệp.

Báo cáo cho nơi làm việc cũng liệt kê những người tại đơn vị thành viên đang có tài khoản DROPS nhưng chưa đăng ký chương trình, để nơi làm việc có thể lên kế hoạch và khuyến khích tham gia.

Với Chương trình Đầu mối DROPS, quản trị viên công ty có thể phân bổ hoặc thu hồi các suất được công ty tài trợ, đăng ký cho đồng nghiệp cùng công ty vào chương trình, và rút họ khỏi chương trình. Việc rút sẽ gỡ quyền truy cập những phần chưa bắt đầu và giải phóng suất được tài trợ. Nó không xóa dữ liệu tham dự, phần đã hoàn thành, điểm XP hay chứng chỉ.

5.3 Quản trị viên công ty không xem được những gì

Báo cáo cho nơi làm việc không bao gồm điểm đánh giá, câu trả lời của từng người, số lần làm bài, tiến độ từng bài học trong một mô-đun, thời gian đã dùng, câu lệnh gửi trợ lý AI, yêu cầu hỗ trợ, thông tin thanh toán hay hóa đơn, lịch sử đăng nhập, hay bất kỳ thông tin nào về người ngoài đơn vị thành viên của họ.

5.4 Lựa chọn của bạn về báo cáo cho nơi làm việc

Bạn có thể yêu cầu chúng tôi không đưa hồ sơ đào tạo cá nhân của bạn vào báo cáo gửi nơi làm việc, bằng cách gửi email tới secretary@drops.asia. Chúng tôi sẽ thực hiện yêu cầu và xác nhận lại với bạn.

Khi đó, họ tên, địa chỉ email và hồ sơ cá nhân của bạn sẽ không còn xuất hiện trong báo cáo gửi nơi làm việc và trong bất cứ thứ gì họ tải về từ chúng tôi.

Có hai điều bạn cần lưu ý:

• Khi nơi làm việc tài trợ hoặc chi trả suất học của bạn, chúng tôi vẫn có thể xác nhận với họ rằng một suất được tài trợ đang được sử dụng và khóa đào tạo bắt buộc đã hoàn thành hay chưa, vì điều đó cần thiết cho thỏa thuận giữa DROPS và nơi làm việc của bạn. Chúng tôi sẽ không chia sẻ phần còn lại trong hồ sơ của bạn.
• Nơi làm việc của bạn có thể tự lưu giữ hồ sơ riêng về việc đào tạo của bạn, và lựa chọn này không tác động đến điều đó.

Lựa chọn này không ảnh hưởng đến quyền học của bạn, đến tiến độ hay chứng chỉ của bạn.

Nếu mối liên hệ giữa bạn và đơn vị thành viên bị ghi nhận sai, hãy liên hệ secretary@drops.asia.

6. Hồ sơ đào tạo và tiến độ

Chúng tôi lưu hồ sơ đào tạo để người học có thể tiếp tục khóa học, xem tình trạng của mình và chứng minh việc hoàn thành, đồng thời để DROPS có thể tổ chức, hỗ trợ và cải tiến việc đào tạo. Những hồ sơ này có thể gồm việc đăng ký, tham dự, tiến độ từng bài học hoặc mô-đun, điểm đánh giá, câu trả lời, số lần làm bài, thời gian đã dùng và thông tin hoàn thành.

Thông tin tiến độ chi tiết chỉ dành cho chính người học và những quản trị viên DROPS được ủy quyền, ngoại trừ phần báo cáo cho nơi làm việc mô tả ở mục 5. Thông tin này không nằm trong trang thẩm định chứng chỉ công khai.

7. Chứng chỉ, thẩm định công khai và chia sẻ lên LinkedIn

Chứng chỉ thường có hiệu lực hai năm kể từ ngày cấp.

Để có thể kiểm chứng chứng chỉ và giảm gian lận, người có liên kết thẩm định hoặc số chứng chỉ có thể xem một số thông tin thẩm định giới hạn. Thông tin này có thể gồm:

• họ tên người được cấp chứng chỉ;
• tên khóa học hoặc hội thảo;
• số chứng chỉ;
• ngày cấp và ngày hết hạn; và
• chứng chỉ còn hiệu lực hay đã hết hạn.

Trang thẩm định công khai không hiển thị điểm đánh giá, câu trả lời, số lần làm bài, tiến độ đào tạo chi tiết, thông tin thời gian đã dùng, địa chỉ email của người được cấp, hay tệp PDF chứng chỉ. Trang thẩm định công khai được dùng để kiểm chứng trực tiếp và được cấu hình để không bị công cụ tìm kiếm lập chỉ mục. Chỉ dẫn không lập chỉ mục không thể bảo đảm rằng mọi bên thứ ba sẽ gỡ bỏ hoặc không bao giờ hiển thị một địa chỉ URL.

Tệp PDF chứng chỉ là dữ liệu riêng tư. Chúng chỉ dành cho người được cấp và những quản trị viên DROPS được ủy quyền, thông qua quyền truy cập có kiểm soát. Người được cấp có thể tải tệp PDF về và tự chịu trách nhiệm với bất kỳ bản sao nào họ chia sẻ sau đó.

Chúng tôi cung cấp những liên kết do người dùng chủ động bấm, giúp người được cấp thêm chứng chỉ vào LinkedIn hoặc chia sẻ địa chỉ thẩm định. DROPS không tự động đăng lên LinkedIn và không cần quyền truy cập tài khoản LinkedIn của người được cấp cho chức năng này. Nếu bạn chọn đi tiếp sang LinkedIn, LinkedIn xử lý thông tin theo chính sách quyền riêng tư của họ. DROPS không thể kiểm soát những bản sao hay bài đăng mà bạn hoặc người khác công bố bên ngoài dịch vụ của chúng tôi.

8. Cookie, bộ nhớ cục bộ và phân tích

Công nghệ thiết yếu

Chúng tôi dùng cookie thiết yếu và bộ nhớ tương tự khi cần cho việc xác thực, an ninh, duy trì phiên làm việc, ghi nhớ lựa chọn quyền riêng tư và cung cấp chức năng bạn yêu cầu. Những công nghệ này không thể tắt qua công cụ tùy chọn của chúng tôi, vì dịch vụ liên quan có thể không hoạt động nếu thiếu chúng.

Vercel Analytics

Chúng tôi dùng Vercel để lưu trữ trang web và cung cấp một nền dữ liệu cơ bản về hoạt động của trang web công khai, không dùng cookie và chú trọng quyền riêng tư. Chúng tôi cấu hình nền dữ liệu này để tránh thu thập các thuộc tính sự kiện tùy biến mang tính cá nhân, để loại bỏ chuỗi truy vấn và những định danh đường dẫn nhạy cảm, và để loại trừ các đường dẫn tài khoản riêng tư cùng đường dẫn quản trị. Vercel vẫn có thể xử lý một số thông tin kỹ thuật hạn chế, cần thiết để phục vụ trang web và tạo ra số liệu phân tích tổng hợp.

Google Analytics

Google Analytics là tùy chọn và chỉ được nạp sau khi bạn đồng ý cho phân tích. Công cụ này giúp chúng tôi hiểu những khách đã đồng ý sử dụng trang web ra sao, chẳng hạn các trang đã xem và các tương tác. Vì vậy dữ liệu Google Analytics chỉ đại diện cho phần người dùng đã đồng ý, và sẽ không khớp với nền dữ liệu toàn bộ khách truy cập của Vercel.

Google Ads và LinkedIn

Google Ads và LinkedIn Insight Tag là các công nghệ tiếp thị tùy chọn. Chúng chỉ được nạp sau khi bạn đồng ý cho tiếp thị. Chúng có thể được dùng để đo hiệu quả quảng cáo, xem một quảng cáo có dẫn đến hành động hay không, xây dựng nhóm đối tượng khi được phép, và tăng mức phù hợp của chiến dịch.

Chúng tôi không gửi cho Google hay LinkedIn những sự kiện đã xảy ra trước khi có sự đồng ý, kể cả sau khi sự đồng ý được đưa ra.

Quản lý lựa chọn của bạn

Khi bảng xin sự đồng ý hiện ra, bạn có thể chấp nhận toàn bộ công nghệ tùy chọn, từ chối chúng, hoặc chọn riêng phần phân tích và phần tiếp thị. Bạn có thể thay đổi hoặc rút lại lựa chọn bất cứ lúc nào bằng mục Quản lý tùy chọn cookie trên trang này. Việc rút lại áp dụng cho việc xử lý về sau và không làm cho việc xử lý dựa trên sự đồng ý trước đó trở thành trái pháp luật.

Bạn cũng có thể hạn chế cookie qua trình duyệt. Thiết lập của trình duyệt có thể ảnh hưởng đến chức năng của trang web và thường phải cấu hình riêng trên từng trình duyệt hoặc thiết bị.

9. Ai nhận dữ liệu cá nhân?

Chúng tôi chỉ tiết lộ dữ liệu cá nhân khi cần cho những mục đích nêu trong chính sách này, khi bạn yêu cầu chúng tôi làm vậy, hoặc khi pháp luật cho phép hay yêu cầu. Bên nhận có thể gồm:

• nhân sự và nhà thầu được DROPS ủy quyền;
• một đơn vị thành viên đủ điều kiện, giới hạn trong thông tin hoàn thành mô tả ở mục 5;
• Supabase, cho dịch vụ xác thực, cơ sở dữ liệu và lưu trữ tệp;
• Vercel, cho việc lưu trữ, phân phối, bảo mật trang web và phân tích trang web không dùng cookie;
• Stripe, cho việc xử lý thanh toán và hồ sơ thanh toán;
• Microsoft, khi dịch vụ của Microsoft được dùng cho sự kiện, cuộc họp, lịch hoặc liên lạc;
• Amazon Web Services, gồm cả Amazon SES, cho việc gửi email dịch vụ và email sự kiện;
• OpenAI, khi một tính năng có hỗ trợ AI gửi đi câu lệnh và bối cảnh dịch vụ liên quan cần thiết để tạo ra câu trả lời được yêu cầu;
• Google, cho dịch vụ Google Analytics và Google Ads khi có sự đồng ý;
• LinkedIn, khi sự đồng ý cho tiếp thị cho phép dùng Insight Tag, hoặc khi bạn chọn dùng một liên kết chia sẻ LinkedIn;
• cố vấn chuyên môn, kiểm toán viên, đơn vị bảo hiểm và các bên có thể tham gia giao dịch, khi thực sự cần thiết và với những nghĩa vụ phù hợp; và
• tòa án, cơ quan quản lý, cơ quan thực thi pháp luật hoặc cơ quan khác khi việc tiết lộ là bắt buộc theo luật hoặc cần thiết để bảo vệ quyền hợp pháp.

Một số nhà cung cấp đóng vai trò đơn vị xử lý dữ liệu cho chúng tôi, số khác — như nền tảng thanh toán hoặc mạng xã hội đối với một phần dịch vụ của riêng họ — có thể đóng vai trò đơn vị kiểm soát độc lập. Thông báo quyền riêng tư của họ có thêm thông tin về việc họ xử lý dữ liệu.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân.

Chúng tôi không ra quyết định chỉ dựa vào xử lý tự động mà gây ra hệ quả pháp lý hoặc hệ quả nghiêm trọng tương tự đối với bạn. Kết quả do AI hỗ trợ chỉ phục vụ một tính năng được yêu cầu và không được xem là phán quyết không thể chất vấn về bạn.

10. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

DROPS đặt tại Singapore và cung cấp dịch vụ trên phạm vi quốc tế. Các nhà cung cấp và người dùng của chúng tôi có thể ở Singapore, Khu vực Kinh tế châu Âu, Vương quốc Anh, Hoa Kỳ và các nước khác. Vì vậy dữ liệu cá nhân có thể được xử lý bên ngoài quốc gia nơi nó được thu thập.

Khi luật yêu cầu, chúng tôi dùng hợp đồng và các biện pháp bảo vệ được công nhận khác nhằm đạt mức bảo vệ tương đương. Những biện pháp này có thể gồm điều khoản hợp đồng về bảo vệ dữ liệu, Điều khoản hợp đồng mẫu của Ủy ban châu Âu, Phụ lục chuyển dữ liệu quốc tế của Vương quốc Anh, đánh giá rủi ro chuyển dữ liệu và biện pháp bảo mật. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi để biết về những biện pháp bảo vệ liên quan đến dữ liệu cá nhân của mình.

11. Chúng tôi lưu dữ liệu cá nhân trong bao lâu

Chúng tôi chỉ lưu dữ liệu cá nhân trong thời gian hợp lý cần thiết cho mục đích đã thu thập, gồm cả yêu cầu về pháp lý, kế toán, an ninh và giải quyết tranh chấp.

Loại hồ sơ	Cách lưu giữ thông thường
Thông tin tài khoản và hồ sơ cá nhân	Trong thời gian tài khoản còn hoạt động, sau đó bị xóa hoặc ẩn danh khi không còn cần thiết, tùy theo các thời hạn dưới đây và mọi yêu cầu của pháp luật
Hồ sơ chi tiết về đăng ký tuyển sinh, đánh giá và tiến độ đào tạo	Trong thời gian tài khoản còn hoạt động và hai năm sau khi đóng tài khoản
Hồ sơ thẩm định chứng chỉ và tệp PDF chứng chỉ riêng tư	Sáu năm kể từ ngày cấp chứng chỉ
Tình trạng chứng chỉ công khai	Hiển thị là còn hiệu lực trong hai năm hiệu lực và là đã hết hạn sau đó, cho tới khi hết thời hạn lưu giữ sáu năm
Hồ sơ thanh toán, thuế và kế toán	Trong thời hạn mà pháp luật tài chính và thuế áp dụng yêu cầu
Nhật ký an ninh và nhật ký máy chủ	Trong một thời hạn giới hạn phù hợp với nhu cầu an ninh, chẩn đoán và phòng chống lạm dụng
Hồ sơ về sự đồng ý	Trong thời gian cần thiết để chứng minh và quản lý sự đồng ý, kể cả sau khi rút lại nếu pháp luật yêu cầu bằng chứng
Câu hỏi và thư từ thông thường	Trong thời gian cần thiết để trả lời câu hỏi và xử lý mọi việc tiếp theo, tranh chấp hay yêu cầu pháp lý

Khi kết thúc thời hạn sáu năm của chứng chỉ, hồ sơ chứng chỉ cá nhân và tệp PDF chứng chỉ sẽ bị xóa. Khi đó địa chỉ thẩm định sẽ không còn xác nhận chứng chỉ nữa. Việc giữ tài khoản hoạt động không kéo dài thời hạn này.

Chúng tôi có thể lưu một số thông tin lâu hơn khi pháp luật yêu cầu, khi có khiếu nại hoặc tranh chấp chưa giải quyết, hoặc khi thực sự cần thiết cho việc xác lập, thực hiện hay bảo vệ quyền lợi pháp lý. Khi có thể, chúng tôi hạn chế việc sử dụng tiếp trong thời gian tạm giữ đó.

12. Chúng tôi bảo vệ dữ liệu cá nhân bằng cách nào

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân trước việc truy cập, sử dụng, tiết lộ, thay đổi, thất lạc hay hủy hoại trái phép. Những biện pháp này gồm kiểm soát truy cập, phân quyền theo vai trò, kết nối mã hóa, biện pháp xác thực, ghi nhật ký, sao lưu, kiểm soát nhà cung cấp dịch vụ và rà soát quyền truy cập vào các chức năng quản trị.

Không dịch vụ trực tuyến nào có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối. Bạn nên bảo vệ tài khoản và hộp thư của mình, dùng thiết bị đáng tin cậy, và báo ngay cho chúng tôi nếu bạn cho rằng tài khoản hoặc chứng chỉ của mình bị lạm dụng.

13. Quyền của bạn

Quyền của bạn phụ thuộc nơi bạn đang ở và luật nào được áp dụng. Tùy theo điều kiện và ngoại lệ của luật áp dụng, bạn có thể có quyền:

• hỏi xem chúng tôi có xử lý dữ liệu cá nhân của bạn hay không và yêu cầu được tiếp cận dữ liệu đó;
• yêu cầu chúng tôi sửa dữ liệu sai hoặc chưa đầy đủ;
• yêu cầu chúng tôi xóa dữ liệu cá nhân;
• yêu cầu chúng tôi hạn chế việc xử lý;
• phản đối việc xử lý dựa trên lợi ích chính đáng hoặc phản đối tiếp thị trực tiếp;
• yêu cầu chúng tôi không đưa hồ sơ đào tạo của bạn vào báo cáo gửi nơi làm việc, như mô tả ở mục 5.4;
• nhận một số dữ liệu ở định dạng có thể chuyển đổi;
• rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào;
• yêu cầu thông tin về các biện pháp bảo vệ khi chuyển dữ liệu ra nước ngoài; và
• khiếu nại với cơ quan bảo vệ dữ liệu.

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Singapore cũng quy định quyền và nghĩa vụ liên quan đến việc tiếp cận, chỉnh sửa, sự đồng ý, giới hạn mục đích, bảo vệ, lưu giữ và chuyển dữ liệu. Khi GDPR của Vương quốc Anh hoặc GDPR của EU được áp dụng, các quyền theo những luật đó được áp dụng theo điều kiện của chúng.

Để thực hiện một quyền, hãy liên hệ secretary@drops.asia. Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính của bạn và làm rõ yêu cầu. Chúng tôi sẽ trả lời trong thời hạn mà luật áp dụng quy định. Một số quyền không phải là tuyệt đối, và chúng tôi sẽ giải thích mọi lý do hợp pháp khiến chúng tôi không thể đáp ứng đầy đủ.

14. Khiếu nại

Xin hãy liên hệ với chúng tôi trước tại secretary@drops.asia để chúng tôi có thể tìm hiểu và cố gắng giải quyết mối bận tâm của bạn.

Bạn cũng có thể khiếu nại với cơ quan phụ trách bảo vệ dữ liệu nơi bạn sinh sống hoặc làm việc, hoặc nơi bạn cho rằng đã xảy ra vi phạm. Tại Singapore, đó là Ủy ban Bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nếu GDPR của EU hoặc GDPR của Vương quốc Anh được áp dụng, bạn có thể liên hệ cơ quan giám sát có thẩm quyền tại nước liên quan.

15. Thay đổi chính sách này

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này khi dịch vụ, nhà cung cấp hoặc nghĩa vụ pháp lý thay đổi. Chính sách được công bố sẽ nêu rõ phiên bản và ngày hiệu lực. Nếu một thay đổi tác động đáng kể đến cách chúng tôi dùng dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thông báo bổ sung khi luật yêu cầu.

Phiên bản 2.1 (5 tháng 8 năm 2026; phần công bố về quản lý được cập nhật ngày 18 tháng 8 năm 2026): báo cáo cho nơi làm việc được cung cấp qua các quản trị viên công ty được nêu tên, có quyền tự tra cứu hồ sơ đào tạo của đồng nghiệp. Quản trị viên công ty có thể quản lý việc đăng ký Chương trình Đầu mối và các suất được tài trợ; việc rút khỏi chương trình vẫn giữ lại dữ liệu tham dự, phần đã hoàn thành, điểm XP và chứng chỉ. Người học có thể yêu cầu không đưa hồ sơ của mình vào báo cáo. Xem mục 5.